La soluzione ideale per la Gestione Documentale

Ottenere le giuste informazioni in tempi rapidi aumenta la produttività aziendale, riduce il rischio di decisioni sbagliate e migliora il rapporto con clienti e fornitori.

Per un accesso efficace al patrimonio informativo dell’azienda serve perciò un valido sistema di Document Management che semplifichi anche l’organizzazione dei documenti, gestendo la distribuzione dei file su differenti repository di memorizzazione.

La piattaforma si presenta come software web utilizzabile da un qualsiasi browser del computer. Tramite l’interfaccia user-friendly potrete disporre di un ambiente completamente funzionante e facilmente accessibile, con numerose funzioni di gestione documentale: controllo versione, storicizzazione file, workflow, condivisione documenti, ricerca avanzata e molto altro.

Il sistema cattura informazioni provenienti da differenti sorgenti (desktop, web, email, word, excel, file pdf…): le informazioni raccolte vengono memorizzate, visualizzate e utilizzate in una singola area di lavoro. L’organizzazione dei contenuti prevede il ricorso a tassonomie, categorie e parole chiave.

La piattaforma consente la definizione di differenti gruppi di utenti con differenti privilegi sugli accessi e livelli di sicurezza. Ogni utente accede ad una sezione dedicata ai propri documenti personali (inaccessibile agli altri). Oltre al Search Agent, la ricerca nei documenti si può effettuare per parole contenute nel file, nome dei documenti, tipo di file o keywords. I risultati della query vengono visualizzati come elenchi di elementi ordinati in base alla rilevanza, con indicazione specifica per ciascuno.

Attraverso l’utilizzo di questo sistema, le informazioni utili possono essere trovate e accedute nel minor tempo possibile, permettendo la soluzione di problemi e di prendere le opportune decisioni.

Questa soluzione aiuta a migliorare i processi della corporation, integrando attività comuni (e correlate) in un singolo strumento e permettendo ai diversi dipartimenti dell’organizzazione un accesso alle informazioni supervisionato e controllato via parametrizzazioni.